Darāmo darbu gūzma ir liela, savukārt laika resursi bieži vien - nepietiekami, it īpaši, ja sava uzņēmuma attīstīšana nav vienīgā nodarbe. Kā visu paspēt? Kā visu izdarīt? Dienas starta dalībniekus šoreiz iztaujājām par to, kā viņi tiek galā ar darbu un laika menedžmentu.
Plāno un dara pēc sistēmas
«Mēneša sākumā mums ir pirmā tikšanās, kurā mēs izplānojam - piemēram, šomēnes mēs saražosim simts lielo balonu, pasūtīsim plates, pasūtīsim jaunas diodes. Tad arī nospraužam datumus, līdz kuriem šīs lietas ir jāpaveic un kurš ko darīs. Savukārt katras nedēļas sākumā, pirmdienās, mums ir iknedēļas tikšanās, kurā atskatāmies, kas ir un kas nav paveikts pagājušajā nedēļā, kas jādara, lai paspētu iekavēto, un nospraužam mērķus nākamajai nedēļai - tiek ieplānots laiks, kur, kad un kas tiks darīts. Šī sistēma visai veiksmīgi strādā, un neviens pasūtījums vēl nav nokavēts,» savā pieredzē laika plānošanā dalās Kristiāns Līcis, uzņēmuma Greynut valdes loceklis. Viņš atzīst, ka aprakstītā stratēģija nav viņa izgudrojums, bet gan vairāku laika pārvaldības sistēmu apvienojums: «Šādas sistēmas ir biznesā vispārpieņemta prakse, vienkārši mēs esam dažas lietas adaptējuši savām vajadzībām.»
Bloknots un prioritātes
Eļļas spiestuves saimnieks Reinis Balodis iepriekš ir mēģinājis darāmos darbus atcerēties galvā, bet, kad sapratis, ka tajā viss neturas un tas nav pārskatāmi, ieviesis A5 formāta papīra bloknotu. «Es esmu vecmodīgs, rakstu uz papīra. Plānotājā lieku gan svarīgāko darbu detaļas, gan pierakstu dažādus sīkumus. Tas man palīdz,» Reinis atzīstas.
Klaviermeistars un klavieru restaurētājs Aivars Tomiņš savus darāmos darbus šķiro pēc prioritātēm. «Ir paši svarīgākie darbi, kas saistīti ar koncertiem, tie ir paši galvenie - skaņošanas, uzstāšanās. Tālāk jau pa datumiem ieplānotie darbi, «mājas vizītes» pie klientiem. Pēc tam nāk «pēdējā brīža darbi», kuri vairāk nu nekādi nevar gaidīt. Un tad atlikušo laiku varu paredzēt klavieru restaurācijas procesam. Šī nodarbe zināmā mērā priekš manis ir arī kā meditatīva atpūta no visa pārējā,» saka Aivars.
Līdzīgi rīkojas arī Līga Auziņa. Tiesa gan, pieprasījums pēc viņas apdrukātajiem apģērbiem ir gana liels, lai uzņēmējai neļautu atslābt. «Manā biznesā ir lietas, kas jāizdara šomēnes, ir lietas, kas bija jāizdara vakar, un ir lietas, kas jādara sezonāli.»
Uzticīgi papīram
Andra Lazdāna krāsošanas uzņēmumā VIP Color katra nedēļa sākas ar sapulci, kurā viņš ar savu partneri Pēteri Grīnvaldu izrunā nedēļas svarīgos darbus un saplāno ražošanas procesu krāsošanas darbnīcā. Savukārt reizi mēnesī notiek sapulce visiem uzņēmuma darbiniekiem, kurā tiek pārrunāti ne tikai plāni, bet arī risinātas radušās problēmas. «Ja redzu, ka kaut ko dara nepareizi, pierakstu blokā un pēc tam mēneša beigās izrunājam. Ja tas nav nekas nopietns, cilvēku lieki neraustu,» savu pieeju atklāj Andris un stāsta, ka izmanto A4 formāta plānotāju, bet atgādinājumus ieraksta mobilajā tālrunī.
Suņu entuziastei un četrkājaiņu skaistumkopšanas salona Tīrās ķepas īpašniecei Ivetai Preisai-Imakai neapjukt darāmajos darbos palīdz papīrs. «Es pilnīgi visu pierakstu uz papīra un vakarā šiem pierakstiem izeju cauri, lai strukturētu un saprastu, kas rītdien ir jādara. Vēl es rakstu dienasgrāmatu - gan plānojamajiem darbiem, gan padarītajiem. Līdz ar to pat pēc gada es varu paskatīties, ko es konkrētajā dienā esmu darījusi. Man vienmēr pa rokai ir pildspalva un papīrs, lai varu pierakstīt, piemēram, svarīgā telefona sarunā dzirdēto,» Iveta stāsta.
Jērs - pirmdiena
Valtera restorāna īpašnieks Valters Zirdziņš atzīst, ka restorāna plānošanas sistēma nemaz nav izstāstāma vienā teikumā: «Ir lietas, kas tiek plānotas ilgstoši uz priekšu, tās stāv manā personīgajā kladē - plānotājā -, lai es zinātu, kad un kur kas notiks. Savukārt visas citas tikšanās, žurnālisti, recepšu intervijas, kas attiecas uz restorānu, ir restorāna kopīgajā plānotājā - piemēram, rīt 10.00 būs žurnālists, jāpacienā ar kafiju, tur ir arī banketu pasākumi, grupu rezervācijas un tamlīdzīgas lietas,» Valters stāsta. «Produktu pasūtījumus nu jau esmu sācis uzticēt kolēģiem, plāns ir izstrādāts ļoti smalki, kurā dienā kam jāzvana un kad to visu atvedīs. Pasūtot kaut ko no produktiem, jāpatur prātā, ka nākamā iespēja šo preci dabūt būs pēc nedēļas vai trim dienām. Līdz ar to visiem klientiem, kas pasūta pasākumus pie mums, ir lūgums darīt to nedēļu iepriekš, jo, lai dabūtu jēru 40 personām uz piektdienu, tas ir jārezervē pirmdien, pretējā gadījumā mēs jēru nedabūsim.»
Valters atklāj, ka deviņdesmit procentu no pasūtījumiem veic pats. «Jērs - pirmdiena, dārzeņi - otrdiena, ceturdiena, sestdiena, zivis jāapvieno ar truša gaļas pasūtīšanu, lai atved kopā. Divdesmit procentu no mana laika aiziet pasūtījumu organizēšanai, piemēram, jāsazvana zvejnieks, dārzeņu audzētājs, vistu audzētājs, lai saimnieki kooperējas un atved visu kopā. Piegāžu plānošanu veicu pirmdienās, pirmdien trauku mazgātāja un apkopēja arī iesniedz sarakstu ar ķīmiju un dvieļiem, kas vajadzīgi, savukārt otrdienās atkal tiek plānotas citas lietas, piemēram konditoreja...»
Izklausās, ka viss iet kā pulkstenis! Valters atzīst, ka dažkārt gadās arī ko piemirst un no cilvēciskā faktora ne vienmēr izdodas izvairīties, tomēr viņa pieredze liecina, ka plānošana ir veiksmīga restorāna stūrakmens.