Līdzšinējās neskaidrības par e-vidē parakstītu dokumentu juridisko spēku ir atturējušas no pārejas uz elektronisku dokumentu apriti, lai gan tādējādi tiktu būtiski atvieglots organizāciju darbs. Trūka vienotas izpratnes, vai elektroniski sagatavoti personāla lietvedības dokumenti var tikt izmantoti tiesvedības gadījumos kā attaisnojuma dokumenti.
Skaidrojot normatīvo aktu prasības attiecībā uz attaisnojuma dokumentiem, BPO Baltic pārstāve Elīna Meiere norāda, ka atbilstoši Likumā par grāmatvedību noteiktajiem izņēmumiem organizācijas noteiktajā kārtībā apliecināts attaisnojuma dokuments var būt bez paraksta.
Savukārt saskaņā ar Darba likumā noteiktajām prasībām rakstveidā nepieciešams tikai darba līgums, koplīgums un to saistošie dokumenti. Pie nosacījuma, ka organizācijā ir sakārtota kārtība, kādā notiek dokumenta sagatavošana elektroniski, pārējie personāla lietvedības dokumenti elektroniskā formā varētu būt atzīstami par tiesvedībā izmantojamiem attaisnojuma dokumentiem.
Personāla lietvedība un algu aprēķina veikšana e-vidē ir iespējama, ja elektronisko dokumentu sagatavošanā tiek izmantots drošs elektroniskais paraksts vai elektronisks paraksts saskaņā ar rakstveida vienošanos starp iesaistītajām pusēm.
„Lai personāla procesi varētu notikt e-vidē, nepieciešams nodrošināt ne tikai elektronisku dokumentu glabātuvi un sakārtot iekšējos procesus, bet arī kvalitatīvi izveidot normatīvo aktu bāzi. Jābūt pārliecībai par atbilstību normatīvo aktu prasībām, jāmainās darbinieku domāšanai kopumā,” norāda Ilze Misiņa, BPO Baltic izpilddirektore. „Šinī ziņā ir fundamentāla vajadzība pēc elastīgas un pielāgojamas personāla vadības sistēmas ar pašapkalpošanās iespējām, ko BPO Baltic saviem klientiem piedāvā,” turpina I.Misiņa.
FMS Horizon REC Personāls vadītāja Linda Kairova kā elektroniskas personāla lietvedības sistēmas būtiskākos ieguvumus uzsver vienu sākotnēju datu ievadi un labošanas vai papildināšanas iespējas, kā arī vienotu personāla informācijas un datu avotu.
„FMS pašlaik mērķtiecīgi strādā, lai Resursu vadības sistēmā (RVS) Horizon spētu pilnībā nodrošināt personāla pārvaldes procesus e-vidē. Drīzumā gaidāma Latvijas Valsts radio un televīzijas centra izstrādātā elektroniskā paraksta integrācija Horizon, tāpat ir plānota elektroniskas rīkojumu saskaņošanas funkcijas izstrāde,” skaidro Linda Kairova.
RVS Horizon paredzēts attīstīt arī integrācijas iespējas ar citām sistēmām dokumentu nodošanai un saņemšanai. Plānotā sistēmas attīstība lietotājiem nodrošinās ne tikai efektīvu digitālu dokumentu plūsmu organizācijas ietvaros, bet arī ārpus tās.