Ārpus sava datora fiziski nozīmē, ka jūsu fotogrāfijas vai dokumenti atrodas kādā milzīgā angārā kaut kur Īrijā vai Kanādā, taču ikdienas lietošanā liela daļa no šiem pakalpojumiem šķiet ļoti vienkārša un loģiska – jūs varat piekļūt savam e-pastam vai failiem no jebkura datora, kuram ir pieejams interneta pieslēgums. Nav noslēpums, ka daļai no mums pieder arī planšetdatori un citas ierīces, ar kurām mēdzam pārlūkot savus "nepadarītos darbus", piemēram, mājās vai arī komandējumos.
Lielu daļu no mūsu darba pienākumiem sastāda darbs ar dažādiem dokumentiem – teksta failiem, kurus sagatavojam teksta redaktorā, tabulām un prezentācijām. Ņemot vērā sadrumstaloto darba attiecību modeli, pie viena projekta var strādāt arī vairāki cilvēki gan birojā, gan no mājām. Visai likumsakarīgi, ka Microsoft izvēlējās vienu no saviem pamatproduktiem – Office programmatūru attīstīt veidā, kas ļautu lietotājiem piekļūt saviem failiem un strādāt ar tiem praktiski no jebkura datora. Salīdzinājumam, lai varētu klasiskā veidā strādāt ar vienu dokumentu divos datoros, lietotājam visekonomiskākajā gadījumā ir nepieciešamas divas Office licences un vismaz atmiņas karte vai e-pasts failu pārvietošanai starp datoriem.
Uzņēmumos savukārt ir atbilstošas drošības politikas principi, kas nosaka, kādi dokumenti var tikt "iznesti" ārpus biroja sienām un kādi nē. Vēl vairāk, ir uzņēmumi, kuros ir aizliegts datoru ar darba informāciju izvest ārpus valsts, kamēr nebūt ne visi dokumenti ir slepeni. Risinājums ir "publiskie" un "privātie" uzņēmuma informācijas mākoņi, kuros tiek noteikts, kādos gadījumos lietotāji tiek vai netiek klāt datiem, vai var tos lejuplādēt vai tikai skatīt, vai drīkst veikt izmaiņas. Tajā pašā laikā automātiski tiek veidotas šo dokumentu iepriekšējās versijas, lai kļūmes gadījumā varētu atjaunot dokumentu izskatā un versijā, kāds tas ir bijis konkrētā datumā un laikā. Starp citu, dokumentus var izvietot arī publiskai apskatei mājas lapas izskata veidā, kamēr tos rediģēt varat savā datorā, piemēram, Word programmā, kā arī Windows Phone 7 tālrunī un citur. Daži uzņēmumi veido virtuālu darba vietu, kurā autorizējoties var lietot attālinātu "ekrānu" dažādās vidēs, ne tikai Windows vidē.
Office 365 profils ir savienojams ar Outlook e-pasta pārlūku un Exchange, sekojoši lietotājam ir iespējams redzēt jaunos dokumentus, izmaiņas un tiem piekļūt nevis kā e-pasta vēstules failu pielikumiem, kas ir datorā, bet gan kā failiem, kas atrodas mākonī. Darbs ar failiem ir tikpat vienkāršs, bet tie neatrodas datorā. Arī izsaucot, piemēram, Word programmu tā rediģēšanai, kas ir instalēta datorā, rezultāts tiks saglabāts mākonī.
Office 365 ir mākoņserviss informācijas vadībai un lietošanas tiesību piešķiršanai lietotājiem. Protams, dokumentus var rediģēt arī internetā, tomēr ir jāsaprot, ka ērtākais veids šobrīd, lai strādātu ar dokumentu, joprojām ir savā datorā. Tādēļ Office 365 nav domāts kā datora biroja programmu aizvietotājs, bet gan kā šo dokumentu vadības serviss. Uzņēmumiem, kas abonēs šos pakalpojumus nebūs nepieciešams, piemēram, savs failu serveris, rezerves kopiju vadība, servera administrators un daudzi citi izdevumi.
Līdzīgs serviss, protams, ir pieejams arī Google, kuru izstrādāts serviss Google Docs sniedz iespējas interneta pārlūkā sastādīt dokumentus un dalīties ar tiem ar pārējiem lietotājiem, turklāt vairāki lietotāji var strādāt ar vienu dokumentu vienlaicīgi. Kā viena no galvenajām priekšrocībām ir tā, ka Google Docs ir bezmaksas. Ir jāsaprot, ka šāds risinājums ir bezmaksas individuāliem lietotājiem, ekonomisks neatkarīgām lietotāju grupām un maziem uzņēmumiem, taču, ja serviss tiek lietots lielā uzņēmumā un tiek lietoti dažādi papildus pakalpojumi, dokumentu vadības un drošības politikas un citi servisi, ir jāmaksā. Tas pats attiecībā uz domēna lietotāju e-pasta kastīšu skaitu, apjomu un citiem pakalpojumiem. Šeit ir iespējams diskutēt par to vai šādā veidā īrējot Exchange, uzņēmums maksā vairāk vai mazāk un iegūst vairāk vai mazāk.
Izvēloties abonēt Office 365 pieejamos e-pakalpojumus, uzņēmumiem vai lietotāju grupām ir iespējams izvēlēties nepieciešamos apjomus un risinājumus. Ja nelielā uzņēmumā ir, piemēram, 10 darbinieki, pakalpojums tiek abonēts tieši tādā apjomā un ne vairāk. Uzņēmumam augot, ir iespējams iegādāties papildus kapacitāti. Tas jebkurā gadījumā sanāks lētāk, nekā uzturēt savu datu centru un algot to apkalpojošo personālu. Tāpat tas būs izdevīgi gadījumā, ja uzņēmumam ir liels personāls, kas vienlaicīgi neuzturas uz vietas birojā, piemēram, tirdzniecības vai loģistikas darbinieki. Uzņēmums var uzturēt, piemēram, piecas darba vietas, kas nodrošinās iespēju darbiniekiem ierodoties birojā strādāt ar savu profilu un veidot savas atskaites un citu materiālu, dalot datoru vienlaicīgi ar citiem, kamēr dokumenti ir pieejami mākonī, jau ar iepriekšdefinētu politiku, kas nosaka, kas ir pieejams visu darbinieku acīm un kas nē. Arī mainoties darbiniekiem, pievienot jaunu "profilu" nesagādās problēmas. Iedomājieties, ka dators, beidzot darba attiecības ir "jāsakopj", dati jāarhivē vai jādzēš un jāierīko vide un pieejas jaunam darbiniekam klasiskā birojā. Tādējādi jaunā pieeja tiek vērtēta, kā nesalīdzināma ērtība.
Uzņēmumu vadītājiem vai informācijas tehnoloģiju nodaļas vadītājam savukārt ir pieejama administrācijas vide, kurā ir visa informācija par apjomiem, sistēmas un failu "veselību", pieejas tiesībām lietotājiem un lietotāju grupām un cita informācija. Zināmā mērā tiek iegūta (īrēta) infrastruktūra, kas klasiskā gadījumā izmaksātu visai ievērojamu naudu.