Kaut arī iekštīkla izveide ir darbietilpīga un dārga, tas paredzēts darba efektivitātes celšanai un izmaksu mazināšanai. Iekštīkls ir kā internets pasaules mērogā, tikai viena uzņēmuma ietvaros. "Ja uzņēmums ir liels un darbojas vairākās valstīs vai pat kontinentos, mūsdienās bez attīstīta iekštīkla tā darbība vairs nav iedomājama. Iekštīklam parasti ir dažādi pieejas līmeņi atkarībā no darbinieka amata, jomas, kurā viņš darbojas, un nostrādātā laika uzņēmumā, piemēram, līdz pārbaudes laika beigām liegta piekļuve konfidenciāliem datiem," skaidro WorkingDay Latvia mārketinga direktors Māris Silinieks. Daļā uzņēmumu ir izveidots arī ārtīkls (extranet), kas ir iekštīkla daļa, kurai piekļuve tiek nodrošināta, autorizējoties no ārpuses. Piemēram – piegādātājiem, preču izplatītājiem vai dīleriem, saistītiem uzņēmumiem vai pat klientiem.
Sabalansē funkcijas
Katram uzņēmumam atkarībā no darbības jomas var būt atšķirīgs iekštīkla lietojums. Tas, kā tas reāli tiek izmantots, lielā mērā atkarīgs no tā veidotājiem, uzturētājiem un pašiem lietotājiem. Labi veidotam iekštīklam jāatbilst reālajām ikdienas vajadzībām, ar galveno uzdevumu – atvieglot un padarīt efektīvāku ikdienas darbu. "Dažkārt gadās, ka tiek izveidota sarežģīta sistēma pēc principa "būtu labi, ja tā būtu", bet realitātē darbiniekiem pietrūkst motivācijas to lietot, jo ir grūti saskatīt gala ieguvumu. Tas, kas ticis radīts, lai optimizētu darbību un ietaupītu laiku, tiek uztverts kā laika kavēklis un papildu slogs," novērojis Silinieks. Tāpēc katra detaļa iekštīkla arhitektūrā un tās funkcionalitāte ir rūpīgi jāpārdomā.
Uzņēmumos ir dažāda pieeja un izpratne par iekštīkla nozīmi un lietojumu. Ir uzņēmumi, kuri iekštīklu izmanto tikai jaunumu publicēšanai, citos iekštīklā tiek ievietotas uzņēmuma procedūras un politikas. Liela daļa uzņēmumu ir mūsdienīgi un iekštīklu izmanto dokumentu apritei, tas nodrošina bezpapīru vidi un veicina dokumentu plūsmas efektivitāti.
Uzņēmumi, kuri domā par darbinieku iesaistītību, veido iekštīklu kā savstarpējās komunikācijas platformu. "Ja iekštīkls ir mūsdienīgs un draudzīgs lietotājiem, tas rada veselīgu ziņu apmaiņu un ieguvēji ir darbinieki, jo viņu viedoklis ir uzklausīts un viņi ir informēti par uzņēmumā notiekošo," uzskata Tele2 Personāla vadības departamenta direktore Aija Bite-Ozere. Viņa min, ka Tele2 iekšējai komunikācijai ir nozīmīga loma darbinieku iesaistītības veicināšanā. Iekštīkls ir platforma, kurā darbinieki iepazīstas ar jaunumiem uzņēmuma dzīvē un telekomunikāciju industrijā. Darbiniekiem ir dota iespēja līdzīgi kā sociālajos tīklos publicēt foto, rakstīt komentārus un spiest "like". Katra ziņa ir iespēja iepazīt vairāk citam citu un sajust, kā rit darbs apkalpošanas centros un kā – birojā. Tā tiek stiprināta saikne starp apkalpošanas centru darbiniekiem visā Latvijā un uzņēmuma birojā strādājošajiem. Drīzumā Tele2 plāno pievienot iekštīklam arī čatu, lai pilnībā apmierinātu darbinieku savstarpējās komunikācijas vēlmes.
Ar attālinātu pieeju
Pēdējos gados Latvijā un arī pasaulē būtiskākā tendence, kas sekmē strauju iekštīklu attīstību, ir tāda, ka ir atrisināta dažādu dokumentu formātu un operētājsistēmu saderība. Piemēram, vēl pirms gadiem desmit visa datorlietotāju pasaule dalījās divās viena otru nesaprotošās daļās – Windows un Macintosh –, taču šodien dažādās operētājsistēmās un teksta apstrādes rīkos veidotus dokumentus atšķir tikai prasīgākie lietotāji. Arī mobilo ierīču uzvaras gājiens ievērojami stimulē iekštīklu attīstību, jo ļoti vilinoša ir iespēja, esot pie klienta, ar speciālas lietotnes palīdzību piekļūt visai uzņēmuma informācijai telefonā vai planšetdatorā. Tieši tas ir viens no iemesliem, kāpēc uzņēmuma Latvijas dzelzceļš (LDz) iekštīkls nesen pēc ASV kompānijas Nielsen Norman Group konkursa rezultātiem atzīts par vienu no desmit labākajiem pasaulē. LDz Iekšējās komunikācijas daļas vadītājs Toms Kalnītis stāsta, ka iekštīkla projekts uzņēmumā ir komplicēts, jo tas ir integrēts ar citām LDz informācijas sistēmām un piedāvā lietotājiem daudzpusīgu, dažādu autoru sagatavotu informāciju, kas darbiniekiem ir būtiska vai var būt noderīga ikdienas darbā. Tāpat darbinieki var piekļūt iekštīklam no jebkuras vietas, ja vien viņiem līdzi ir dators vai viedierīce.
Jātur līdzi konkurentiem
Latvijā uzņēmējdarbība ir aptuveni tikpat veca, cik pasaulē pats jēdziens "iekštīkls" – tas lielākajās kompānijās savu uzvaras gājienu sāka XX gs. 90. gadu vidū. "Attiecīgi arī iekštīkli un to lietojums Latvijas uzņēmumos ir mazāk populārs. Savukārt lieli starptautiski uzņēmumi ienāk Latvijā ar saviem iekštīkliem, un to vairs nevar saukt par Latvijas, bet gan par aizgūtu pieredzi," uzskata Silinieks.
Piemēram, piena pārstrādes uzņēmumā Food Union iekštīklu aizstāj Microsoft iekšējās komunikācijas rīks Yammer. Food Union darbība rit deviņu valstu tirgos, kur ikdienā strādā vairāk nekā 2500 darbinieku. "Ņemot vērā lielo darbinieku skaitu, plašo ģeogrāfiju un to, ka daudzi projekti tiek attīstīti nevis pēc valstu piederības principa, bet pēc funkcijām, kas nozīmē komandu veidošanu no dažādu valstu cilvēkiem, mums ir svarīgi būt pastāvīgā saziņā un būt informētiem par procesiem nevis pēc pāris dienām, bet acumirklīgi," stāsta Food Union grupas viceprezidents biznesa attīstības un stratēģijas jautājumos Normunds Staņēvičs. Grupā Yammer tīkls ir aizstājis vairākus citus saziņas veidus – samazinājis tikšanos skaitu, e-pastu gūzmu, ļāvis operatīvāk noskaidrot liela cilvēku daudzuma viedokli. "Yammer tīklā mēs apspriežam uzņēmumam svarīgas stratēģiskas un taktiskas tēmas, kā arī risinām praktiskus ikdienas operatīvās darbības jautājumus. Piemēram, sazināmies, organizējam papildu pievedumus, ja kādos veikalos beigusies mūsu produkcija, vai aptaujājam kolēģus par veiksmīgāko iepakojuma dizaina risinājumu. Vēl viena būtiska priekšrocība ir informācijas uzglabāšana un pēctecība – ja notiek darbinieku maiņa, visa informācijas aprite un zināšanas saglabājas šajā tīklā un ir pieejamas," skaidro Staņēvičs.
Lielam starptautiskam uzņēmumam, kuram filiāles ir visā pasaulē, iekštīkls ir absolūti nepieciešams. "Pretējā gadījumā uzņēmums pamatīgi atpaliks no konkurentiem, kuriem ir savs iekštīkls, – kaut vai zaudējot uz informācijas apriti un iespēju ātri reaģēt uz pārmaiņām tirgus situācijā. Arī nelielam uzņēmumam šāds rīks varētu būt noderīgs, lai gan neliela uzņēmuma vadība, izpētot iespējas, ko piedāvā iekštīkls, varētu nobīties no plašā iespēju klāsta – lielākā daļa no tām attiecīgajā uzņēmuma attīstības stadijā var vēl nebūt vajadzīga, un šāda iekštīkla ieviešana izmaksātu pārāk dārgi," spriež Silinieks, taču piebilst, ka tomēr nevajadzētu atmest ar roku iekštīkla idejai kā tādai. Jāsāk ar mazumiņu – jāizveido kāda viena uzņēmumam svarīga funkcija, lai vēlāk to pēc vajadzības papildinātu ar citām. Sākumā var izmantot kādu bezmaksas platformu, kuru vēlāk var pieslēgt sarežģītākam iekštīklam.
Pašiem vai ārpakalpojumā
Ikvienam uzņēmumam ir sava specifika, kas arī ietekmē lēmumus par IT risinājumu izstrādi un uzturēšanu, izvēloties, vai izmantot iekšējos resursus vai uzticēt izstrādi ārpakalpojumā. Abām izvēlēm ir savas priekšrocības un trūkumi. Izvēloties izmantot iekšējos resursus, bet nespējot tos pilnvērtīgi noslogot projektos, uzņēmumam ir risks ilgtermiņā pārmaksāt par risinājuma izstrādi un uzturēšanu uz darbinieku atalgojuma rēķina. "Turklāt IT jomā darbiniekiem jānodrošina arvien jauni izaicinājumi, pretējā gadījumā labākie darbinieki aizies prom, jo viņiem būs garlaicīgi, pārējie – zaudēs motivāciju, un rezultātā profesionālā atdeve samazināsies," papildina LDz IT projektu daļas vadītājs Jurģis Gaigals. Piemēram, uzņēmumā Tele2 paši IT speciālisti piedāvāja izveidot iekštīklu, kā arī tagad uztur to. Sabiedrisko attiecību eksperts sadarbībā ar Personāla vadības departamentu veido iekštīkla ziņu saturu, bet darbinieki "posto", "laiko" un "šēro".
Pārāk daudz uzticot ārējiem pakalpojuma sniedzējiem, ir risks, ka piegādātājs monopolizēs savas zināšanas konkrētā risinājuma jomā un laika gaitā var sākt negodprātīgi izmantot situāciju, sadārdzinot izstrādes un uzturēšanas darbu izmaksas, jo apzināsies, ka pasūtītājam nav alternatīvas. Tā pastāv iespēja ilgtermiņā pārmaksāt par risinājumu. Gaigals spriež, ka balanss ir kaut kur pa vidu, nodalot, ka daļu darbu veic ārpakalpojuma sniedzējs, piemēram, lielus, apjomīgus izstrādes darbus, bet daļu – iekšējie uzņēmuma resursi, piemēram, uzturēšanu un operatīvu mazāku izmaiņu veikšanu. Šajā gadījumā iekšējie resursi no ārējā piegādātāja apgūst zināšanas par jaunākajām tehnoloģijām un labāko praksi, attīstoties arī paši.