Pieprasījums pēc biznesa ceļojumiem ir ekonomiskās situācijas spogulis

Izdevumi, kuri rodas saistībā ar darbinieku komandējumiem, kā arī ar darījumu un pieredzes apmaiņas braucieniem, vienmēr piesaistījuši pastiprinātu uzmanību. Pirkt biļetes pašiem, meklējot lētāko variantu, vai uzticēt braucienu organizēšanu tūrisma aģentūrai – par to jādomā brīdī, kad aktuāla kļūst darbinieku komandējuma organizēšana.

"Visas tūrisma aģentūras nevar piedalīties darījumu braucienu organizēšanā, jo ir dažādi kritēriji, kas jāievēro, un viens no tiem – aģentūrai jābūt IATA (International Air Transport Association) licencei, lai varētu nodarboties ar aviobiļešu operācijām,» informē Latvijas Tūrisma aģentu un operatoru asociācijas prezidente Kitija Tigule un uzsver: «No kopumā vairāk nekā 400 reģistrētajām tūrisma aģentūrām 38 aģentūrām ir šāda licence." 

Latvijā, lai nodrošinātu pakalpojumus valsts sektora klientiem, jāpiedalās valsts izsludinātajos iepirkumos. Patlaban dominē iepirkumi, kas tiek izsludināti pēc Publisko iepirkumu likuma B daļas, kad līgums tiek noslēgts ar vienu pretendentu un līguma slēgšanas tiesības tiek piešķirtas tam pretendentam, kura kvalifikācija, tehniskais un finanšu piedāvājums atbilst nolikumā minētajām prasībām un kura piedāvājums ieguvis visaugstāko punktu skaitu saskaņā ar noteiktajiem saimnieciski visizdevīgākā piedāvājuma vērtēšanas kritērijiem vai arī pēc zemākās cenas. Atsevišķos gadījumos valsts iestādes iepirkumu rezultātā izvēlas slēgt līgumus ar vairākiem pretendentiem. Ja līgums tiek noslēgts ar vairākiem pretendentiem, vispārīgās vienošanās darbības laikā visiem dalībniekiem tiek sūtīti pieprasījumi un pakalpojuma nodrošinātājs tiek izvēlēts konkursa kārtībā, izvēloties to, kas nodrošina zemāko cenu. Par katru šādu pasūtījuma izpildi var tikt slēgts atsevišķs pasūtījumu izpildes līgums.  

"Averoja darbojas korporatīvā segmentā, piedaloties izsludinātajos iepirkumos par komandējuma pakalpojumu nodrošināšanu valsts un pašvaldību iestādēm, un arī ir atjaunojusi uzņēmuma ienākošā tūrisma nodaļu – uzņemot ārvalstu viesus Baltijā," informē Tūrisma aģentūras Kolumbs un Averojas direktore Kitija Reinfelde. "Savukārt Tūrisma aģentūra Kolumbs strādā korporatīvajā segmentā, apkalpojot juridisko klientu darījumu braucienus un organizējot dažādus tā dēvētos MICE (meetings, incentives, conferences, exhibitions; no angļu valodas tulkojot – sapulces un dažādas tikšanās, motivējošie braucieni, dalība konferencēs un izstādēs) projektus. Strādājot ar MICE projektiem, pakalpojumu klāsts ir plašs, papildus aviobiļetēm un viesnīcām piedāvājam arī ēdināšanas pakalpojumus, veidojam dažādas izklaides un ekskursiju programmas, kā arī konferences un produktu prezentācijas. Darbojoties ar MICE projektiem, esam uzkrājuši vērā ņemamu pieredzi – organizējot motivācijas braucienus mūsu klientu partneriem un darbiniekiem. Organizējam arī klientu dalību izstādēs un pieredzes apmaiņas braucienos. Klienti un to prasības ir dažādas, bijušas situācijas, kad paši esam meklējuši un uzrunājuši uzņēmumus ārvalstīs, lai palīdzētu noorganizēt pilnvērtīgu pieredzes apmaiņas programmu."

Lai būtu lētāk 

"Biznesa vai darījumu brauciena galvenais uzdevums nav tikai biļešu un viesnīcu rezervēšana, svarīga ir arī konsultēšana par risinājumiem un finansiāli izdevīgāko braucienu nodrošināšana," stāsta Latvia Tours direktore Ieva Keiša. "Profesionalitāte ir ceļojumu budžetu ekonomēt, ne tikai samazinot braucienu skaitu, bet gan optimizējot izdevumus, respektīvi, naudu izmantojot pēc iespējas efektīvāk." 

Rūpīgi sekojot pašu noteiktajām prioritātēm un vadlīnijām, uzņēmumiem izdodas ietaupīt līdz pat ceturtajai daļai no darījumu braucienu budžeta, nesamazinot nepieciešamo braucienu skaitu. 

«Tēriņi ceļojumiem un darījumu braucieniem mēdz būt mainīgi, un tie liecina par kopējo iedzīvotāju noskaņojumu, ekonomisko situāciju un prognozes par Latvijas ekonomikas pārmaiņām nākotnē. Piemēram, ja iedzīvotāji sāk uztraukties par savas darbavietas vai ienākumu stabilitāti, arī darījumu ceļojumu pārdošanas apjomi sarūk. Citos ekonomikas indikatoros šī tendence būs redzama vēlāk, turpretim pārdoto aviobiļešu skaita un vērtības indekss ātrāk nekā citi indikatori liecina par ekonomiskās situācijas pārmaiņām nākotnē,» situāciju raksturo Keiša un turpina: "Ja salīdzinām ar pagājušo gadu, var teikt, ka korporatīvo jeb darījumu braucienu aktivitāte paaugstinās, jo kompānijas, firmas un valsts iestādes aizvien vairāk novērtē, ka, izvēloties darījumu braucienu organizatorus un pakalpojumu sniedzējus, tiek taupīts gan laiks un enerģija, gan arī naudas līdzekļi. Viena budžeta ietvaros, ja tas tiek prasmīgi apsaimniekots, var paveikt daudz vairāk."

Novērtēt sirsnību

Pirms dažiem gadiem populāri un moderni bija lietišķās sarunas organizēt attālināti – ar konferences zvaniem un skaipa atvērtnēm –, taču pēdējā laikā atkal reālas tikšanās klātienē tiek atzītas par daudz efektīvākām un rezultatīvākām.

Darījumu un pieredzes apmaiņas braucieniem aģentūrās tiek izstrādāta pilna piedāvājumu pakete, sākot no biļešu un vīzu noformēšanas līdz pat izklaides programmai. 

Jāuzsver, ka uzņēmējiem tiek piedāvāts apmeklēt populārākās nozaru izstādes Eiropā un citur pasaulē. "Izstāžu tūrismā aktuāls ir ne tikai Eiropas virziens. Aizvien populārāka kļūst Āzija – Japāna, Ķīna, Koreja –, kas aizvien vairāk piesaista uzņēmēju interesi," stāsta Keiša.  

Jānis Kundziņš no Jēkaba ceļojumiem informē, ka aģentūra šogad krietni aktīvāk pievērsusies biznesa ceļojumu organizēšanai, un stāsta, ka tiek piedāvāts ne tikai ierasto pakalpojumu klāsts – vīzu noformēšana, aviobiļešu rezervēšana, naktsmītņu organizēšana –, bet arī citi ar tūrisma nozari saistīti pakalpojumi: tiek organizēti kolektīva saliedēšanas pasākumi, konferences, koordinēta klientu dalība dažādos starptautiskos projektos. Komandas saliedēšanas pasākums var notikt tikpat labi uz vientuļas salas vai kopīgi sasniedzot kādu pasaules kalna virsotni. 

Gadās, ka kopīgi ar klientu izstrādātie maršruti, piemēram, dārzkopības biedrības pasūtījums – skaistāko dārzu apmeklējums –, kuros aģentūra palīdz salikt kopā vēlmes ar iespējām, pārtop par tūristu pieprasītiem maršrutiem.