Dažos vārdos raksturojot, kas ir akciju sabiedrība Digital Mind, ar ko tā nodarbojas?
A/s Digital Mind ir Baltijas mēroga biznesa konsultāciju, kā arī informācijas tehnoloģiju konsultāciju uzņēmums, kurš palīdz organizācijām strādāt maksimāli digitāli un vienlaikus efektīvi, izmantojot satura vadības un procesu automatizācijas tehnoloģijas. Mūsu klienti attiecīgi ir tādas organizācijas, kuras fokusējas uz to, lai ar tehnoloģiju palīdzību nodrošinātu lielisku klientu servisu, efektīvus procesus un drošu un pārdomātu informācijas pārvaldību.
Mūsu uzņēmums pastāv kopš 2004. gada. Tas ir Latvijā izveidots vietējais uzņēmums, kā arī ir 60% Igaunijas Digital Mind daļu īpašnieks, turklāt abos gadījumos uzņēmumu līdzīpašnieki ir arī to darbinieki. Šajos gados no dažu cilvēku mēroga kompānijas esam izauguši par starptautisku uzņēmumu ar birojiem visās trīs Baltijas valstīs, un mūsu klienti ir Baltijas reģiona lielākās finanšu iestādes, telekomunikāciju pakalpojumu sniedzēji, ražotāji, valsts iestādes un akciju sabiedrības, piemēram, Amber Beverage Group, Conexus Baltic Grid, Eesti Gaas, Telia Eesti, Luminor banka, apdrošināšanas kompānija Ergo visās trīs Baltijas valstīs. Kopējais mūsu klientu saraksts ir gana plašs. Turklāt tajā ietilpst arī Igaunijas Banka, Igaunijas Finanšu ministrijas informācijas dienests, kas apkalpo mūsu Latvijas Valsts ieņēmumu dienesta Igaunijas analogu. Mums ir arī vēl citi klienti. Mūsu partneri ir vairāki pasaulē vadošie tehnoloģiju ražotāji, tādi kā, piemēram, OpenText, Optimal Systems un Microsoft.
Jūsu darbības pamatvirziens ir elektroniskās informācijas pārvaldības ieviešana. Kas slēpjas aiz šiem vārdiem, un ko tas nozīmē?
Tas ir viens no mūsu darbības pamatvirzieniem un nozīmē: mēs iedodam mūsu klientiem digitalizācijas instrumentus un rīkus, kā arī palīdzam definēt un iedzīvināt kārtību, kādā darbinieki pēc vienotiem principiem un maksimāli efektīvi strādā ar elektronisko informāciju. Citiem vārdiem sakot, mēs palīdzam ieviest sistēmas, kurās pārvaldīt elektronisko informāciju, lai darbinieki varētu to ātri atrast, lai viņi vienmēr strādātu ar dokumentu aktuālajām versijām, lai vienmēr būtu iespējams kontrolēt, kam un kādos apmēros informācija ir pieejama – lai tā būtu pieejama īstajam darbiniekam, īstajā laikā un vietā.
Nepieciešamība elektroniski pārvaldīt informāciju mūsdienās ir katrā uzņēmumā. Jāteic, ka – jo uzņēmuma darbība kļūst vērienīgāka, jo vairāk kļūst arī informācijas. Digitālajā laikmetā tās apjomi pieaug ģeometriskā progresijā, turklāt darbības apjomu palielināšanās ne vienmēr nozīmē arī jūtamu darbinieku skaita pieaugumu. Mēs piedāvājam palīdzību efektīvai šīs informācijas pārvaldīšanai – nodrošinām, lai dažāda veida un formas, pa dažādiem kanāliem ienākoša informācija būtu viegli un ātri apstrādājama, standartizējama un iekļautos vienotā vidē, un, protams, nepieciešamības gadījumā būtu viegli atrodama. Informācijas pārvaldība ietver arī risinājumus, kur un kā šī informācija tiek uzglabāta, kā tiek nodrošināts tas, lai to neizmantotu tie cilvēki, kam tā nav paredzēta, un lai pat tādā gadījumā, ja kādi faili nokļūtu nevēlamās rokās vai tiktu nozagti gan fiziski, kopā ar t. s. dzelžiem jeb datortehniku, gan kiberuzbrukumu gadījumos, tie būtu kriptēti un nebūtu izmantojami ārpus sistēmas, – tas ir informācijas drošības jautājums. Tas viss kļūst aizvien aktuālāk, pieaugot elektroniskās informācijas apjomiem.
Vēl daudzi uzņēmumi saskaras ar problēmu, ka dažādos arhīvos atrodas liels skaits digitālo dokumentu. Lielu uzņēmumu, kas sniedz kādus regulārus pakalpojumus, gadījumos tie var arī būt miljoni, kuru uzglabāšanai vairāk nav juridiskas nepieciešamības vai biznesa aspektā pastāvošas nepieciešamības. Šiem dokumentiem tāpat ir vajadzīga pārvaldība, visiem šiem dokumentiem ir savs dzīves cikls, un arī šeit mēs palīdzam tos sastrukturēt, novienādot, ieviest vienotu disciplīnu un tehnoloģiju informācijas pārvaldībai, vienlaikus nodrošinot arī aktualitāti jeb to, lai sistēmā vienmēr atrastos pati pēdējā un aktuālā dokumentu versija. Tas nav mazsvarīgi, jo realitāte ir tāda, ka uzņēmumu vadītājiem nākas tērēt daudz laika, lai pārliecinātos, ka viņu rīcībā tiešām ir īstais un aktuālais dokuments.
Kā iespējams noteikt, kāds varētu būt ekonomiskais efekts no informācijas pārvaldības ieviešanas?
Kas attiecas uz finanšu ieguvumiem, tad tos var noteikt, izmantojot dažādus salīdzinošus rādītājus, piemēram, to, cik daudz laika darbinieki velta dokumentu meklēšanai. Kā liecina 2019. gada beigās veikts plašs pētījums, viena dokumenta meklēšanai mūsu reģiona uzņēmumos, kur nav atbilstīgas informācijas pārvaldības, bija nepieciešamas vidēji 18 minūtes. Tāpat 83% uzņēmumu pārstāvju atzina, ka viņiem vismaz reizi nācies atjaunot kādu dokumentu, jo to vienkārši nav izdevies atrast. Tas nozīmē, ka informācijas atrašanai bieži tiek tērēts vairāk darbinieku laika nekā tās izmantošanai.
Mēs saviem jaunajiem klientiem piedāvājam arī detalizētu esošās situācijas analīzi, un Baltijas valstīs tāds vidējais rādītājs ir, ka biroja darbinieks līdz 40% darbalaika tērē informācijas apstrādei, atrašanai, nodošanai kolēģiem un citām līdzīgām darbībām. Informācija arī tiek meklēta ne jau tāpat vien, bet gan kādu konkrētu biznesa procesu ietvaros, un, ja tiek ievērojami samazināts tiem nepieciešamais laiks, tas ļauj uzlabot darba efektivitāti, noslēgt vairāk līgumu, apkalpot vairāk klientu – kas nu kurā gadījumā ir nepieciešams. Balstoties uz šo laika samazinājumu, arī ir iespējams veikt aplēses par ieguvumiem un ietaupījumiem.
Saistībā ar informācijas pārvaldību vēl nepieciešams pieminēt, ka šajā ziņā parādās arī aizvien jaunas likumu prasības. Pēdējā ļoti aktuālā no tādām prasībām bija Vispārīgās datu aizsardzības regulas (GDPR) ieviešana, kuras ietvaros no uzņēmumiem tiek prasīts parādīt, kā tiek pārvaldīta digitālā informācija. Šī regula bija skaļš atgādinājums uzņēmumu vadītājiem, ka par informācijas pārvaldību ir nepieciešams domāt ne tikai no kopējās efektivitātes, bet arī datu drošības viedokļa, tajā skaitā arī tāpēc, ka GDPR nosaka: uzņēmumiem ir jāspēj operatīvi atbildēt klientiem, kādi dati par viņiem atrodas uzņēmumu rīcībā, kad, kas un kādiem mērķiem datus ir izmantojis un tā tālāk. Protams, mēs arī šeit piedāvājam risinājumus, tie ir daļa no kopējā piedāvājuma.
Tikai ar informācijas pārvaldību jūsu piedāvājums neaprobežojas?
Neaprobežojas, un cita būtiska mūsu piedāvājuma daļa ir procesu automatizācija. Pirmais solis – mēs palīdzam uzņēmumiem strādāt gudri, pārdomāti un elektroniski, bet otrais solis – mēs viņiem palīdzam strādāt maksimāli efektīvi, automatizējot biznesa procesus. Mēs piedāvājam vairākus automatizācijas paņēmienus. Ir tradicionālā, darbplūsmu automatizācija, ir transakcionālu procesu automatizācija ar daudzām integrācijām, tas ir darbs, ko mēs esam darījuši kopš uzņēmuma pirmsākumiem. Savukārt pēdējos gados aizvien aktuālāks paliek tāds salīdzinoši jauns virziens kā robotikas procesu automatizācija. Tā attiecas jau uz uzņēmumu informācijas tehnoloģiju sistēmu darbības automatizēšanu.
Cits pēdējā laikā izplatīts automatizācijas virziens ir tas, kas tiek apzīmēts ar low-code/no-code (maz koda, bez koda – angļu val.). Tas ir tāds sava veida konstruktors, kas nodrošina iespēju arī bez zināšanām par programmēšanu no iepriekš sagatavotiem ''klucīšiem'', no sistēmas elementiem izveidot biznesa risinājumu. Protams, tas attiecas uz vienkāršākiem risinājumiem, bet sarežģītākiem, kompleksiem risinājumiem būs nepieciešama speciālistu palīdzība, tomēr kopumā tendence izmantot low-code/no-code uzņem aizvien lielākus apgriezienus. Attiecīgi arī mēs palīdzam uzņēmumiem šo tendenci piešķilt, ja iespējams tā teikt, izveidot pirmās programmas un tad jau domāt par tālāku procesu automatizēšanu. Informācijas pārvaldība un procesu automatizācija arī ir mūsu biznesa galvenie virzieni, kurus mēs konstanti attīstām visus šos 16 gadus, ieviešot aizvien jaunas tehnoloģijas un risinājumus.
Starp jūsu uzņēmuma piedāvātajiem risinājumiem ir arī ātrs un drošs e-paraksts?
Jā, tā ir daļa no trešā un paša jaunākā mūsu darbības virziena un ir balstīta uz faktu, ka gadu gaitā mēs nonācām pie secinājuma: tieši Baltijas reģionā uzņēmējiem rodas problēmas ar elektroniskajiem parakstīšanās rīkiem. Bija konkrētas situācijas, kad mēs ieviesām informācijas pārvaldību, maksimāli automatizējām procesus, taču ieguvumus pilnvērtīgi izmantot liedza nepieciešamība pēc fiziska klienta paraksta, kas nozīmē: vienošanos jūs noslēdzat virtuālajā vidē, bet dokumentu vienalga nākas pa pastu sūtīt parakstīšanai, bet pēc tam gaidīt to atpakaļ. Turklāt jāņem vērā cilvēku atklāti pieticīgā gatavība izmantot ne īpaši ērto e-parakstu, kuru turklāt pēc tam vēl ir nepieciešams pārbaudīt rokas režīmā. Tā izrādījās problēma arī uzņēmumu dokumentu iekšējā apritē. No vienas puses, elektroniskais paraksts ir svarīgs informācijas pārvaldības kopējās efektivitātes palielināšanai, bet, no otras, – jūs neatradīsiet tādu liela uzņēmuma vadītāju, kurš būs gatavs tērēt savu visbiežāk ļoti detalizēti saplānoto laiku, lai katru dokumentu parakstītu ar e-parakstu. Daudz vienkāršāk un ātrāk ir to izdarīt ar roku, pat ja tas atsaucas uz kopējo efektivitāti.
Ņemot vērā iepriekš minēto, mēs izveidojām risinājumu SigningServices, kas maksimāli vienkāršo e-parakstīšanas ieviešanu un lietošanu, padarot to tikpat vienkāršu kā internetbankas maksājuma veikšana. Dokumentu parakstīšana kā iekšējās sistēmās, tā komunikācijā ar partneriem vai klientiem šī risinājuma ietvaros ir iespējama, izmantojot e-rīkus Smart-ID, eParaksts Mobile vai eID karti u. c. Atkarībā no valsts jūs varat izvēlēties, kuru e-rīku izmantosiet, un atliek vien ievadīt personīgo PIN kodu – pārējo izdara SigningServices. Izmantojot funkciju Pievienot parakstītāju, varat pieprasīt un koordinēt dokumentu parakstīšanu arī ar klientiem vai partneriem, dokumentam nepametot jūsu uzņēmuma datoru ugunsmūrus, automatizētā veidā pa tiešo no sistēmas, kurā lietotājs darbojas un dokumenti tiek pārvaldīti. Tas ir ātri, ērti, droši, un šādi parakstītiem dokumentiem ir tieši tāds pats juridiskais spēks kā fiziski parakstītiem dokumentiem, turklāt šāds paraksts ir derīgs arī visās Eiropas valstīs.
Tāpat uz SigningServices pamata esam izveidojuši arī vairākus atvasinātos pakalpojumus. Piemēram, esam radījuši risinājumu, kas uzņēmumiem ļauj papildināt to sistēmas ar funkcionalitāti, lai varētu pilnībā iztikt bez fiziskām pavadzīmēm un fiziskas dokumentu parakstīšanas. Jūs, piemēram, piegādājat kādas preces, visa dokumentācija ir elektroniska, saņēmējs parakstās elektroniski uz skārienjutīgas ierīces, visi dokumenti automātiski tiek reģistrēti un nonāk arhīvos, iesaistītās sistēmas apziņotas par pakalpojuma vai preču piegādes rezultātu. Kopā to sauc ''inteliģentā biznesa risinājumi'', kas ir Digital Mind pats jaunākais darbības virziens. Attiecībā uz šiem risinājumiem mūsu mērķis arī ir pārdot tos visā Eiropas Savienībā, ir izstrādāti konkrēti plāni un sākta to īstenošana.
Covid-19 pandēmija ir veicinājusi pieprasījumu pēc jūsu piedāvājuma?
Jā, līdzīgi kā pēc visiem digitālajiem risinājumiem. Pandēmijas dēļ noteiktie ierobežojumi liek cilvēkiem strādāt distancēti, no mājām, turklāt komunikācija ar sadarbības partneriem un klientiem, kas iepriekš daudzos gadījumos notika klātienē, tagad ir kļuvusi distancēta un attālināta un vismaz daļēji tāda paliks arī pēc pandēmijas beigām. Attiecīgi arī informācijas pārvaldība, procesu automatizācija, ātra un droša elektroniskā parakstīšanās – tas viss kļūst ļoti svarīgs. Uz šāda fona mēs turpinām paplašināt savu klientu loku Baltijas valstīs un ne tikai tajās, tostarp 4. martā rīkosim videokonferenci par informācijas pārvaldību, lai aktualizētu temata svarīgumu no vadītāju perspektīvas, runātu par tipiskiem izaicinājumiem un iespējamajiem risinājumiem, dalītos ar pieredzi un iepazīstinātu interesentus ar praktiskiem piemēriem. Detalizētāk par to iespējams uzzināt mūsu interneta vietnē Digitalmind.lv.