Pēdējos gados ir būtiski uzlabojusies valsts pārvaldes kā pasūtītāja un arī gala lietotāja izpratne par IT sistēmu (programmnodrošinājumu) nozīmīgumu un to sniegto efektu ikdienas darbā. IT programmas vairs netiek uztvertas kā papildu pienākums un apgrūtinājums, bet gan moderns un efektīvs darba rīks, kas fiksē informāciju ne tikai šodien, bet sniedz valsts pārvaldei nepieciešamo atskaiti vai realizē vajadzīgo kontroli arī pēc nedēļas un mēneša.
Pagājušajā nedēļā izskanējusī informācija par portāla www.skolas.lv neefektivitāti aktualizējusi pārdomas par valsts kā projekta pasūtītāja un IT uzņēmuma kā izpildītāja lomu sadalījumu IT iepirkumu procesā un tā realizācijas gaitā. Vai pasūtītājs un uzņēmums, kas realizē pasūtījumu, atrodas līdzvērtīgās pozīcijās?
Valsts īstenotajiem IT projektu iepirkumiem, tāpat kā iepirkumiem jebkurā citā biznesa nozarē, ir konkrēta hierarhija un izpildes nosacījumi. Par valsts pasūtījuma iegūšanu IT kompānijas sacenšas atklātā veidā. Valsts iestādes izsludina iepirkumus, cenu aptaujas vai konkursus. Savukārt IT uzņēmums kā izpildītājs, izvērtējot nosacījumus, savas zināšanas, resursus un citas iespējas, vai nu iesniedz savus piedāvājumus, kas ietver kā prasību detalizētu realizēšanas informāciju, tehniskos nosacījumus, tā termiņu un samaksas nosacījumus, vai arī gaida «labākus» laikus. IT iepirkumos, kā jebkurā citā biznesā, uzvar piedāvājums, kas visvairāk atbilst pasūtītāja izvirzītajiem kritērijiem.
Diemžēl prakse liecina, ka pasūtītāja un izpildītāja izpratne par to, kas tiek pasūtīts un kas uzņēmumam ir jārealizē, nereti atšķiras. IT uzņēmumu praksē pārsvarā ir sastopami divi neprecīzi definētu prasību veidi: pārlieku vispārīgas prasības un prasības, kas pārņemtas no ārvalstu prakses. Pirmajā gadījumā IT uzņēmumam ir svarīgi jau sākotnēji iegūt informāciju par sagaidāmajiem mērķiem, šeit sevišķi svarīgs ir prasību specifikācijas izstrādes un saskaņošanas darbs, kas ir obligāts visos IT projektos. Pretējā gadījumā var veidoties situācija, ka tiek izstrādāta programmatūra, kas līdz galam neapmierina gala lietotāju, taču pēc nolikuma prasībām pasūtītājam ir pieņemama. Sistēmas uzturēšanas procesā tas nozīmē neapmierinātu gala lietotāju un nemitīgu izmaiņu pieprasījumu, kas no pasūtītāja prasa papildu finanšu līdzekļus un rada maldīgu iespaidu, ka izstrādātā sistēma nav kvalitatīva. Savukārt otrajā gadījumā var nākties saskarties ar situāciju, ka sistēma ir izstrādāta, bet tai nav lietotāja, jo tā neatbilst Latvijas likumdošanai un ir nelietojama.
Līgums ir kā abu pušu sapratnes apstiprināšana, kas apliecina, ka izpildītājs saprot pasūtītāja vajadzības un pasūtītājs izprot izpildītāja piedāvājumu jeb šo vajadzību apmierināšanas izpildes formu, nosacījumus, samaksas apmēru, termiņus un citus rādītājus. Savukārt realitātē izplatītākais iepirkumu nolikumu modelis visbiežāk nozīmē, ka atbildība par projekta realizāciju gulstas tikai uz izpildītāja pleciem. Jebkura IT projekta izpilde paredz vismaz 3-4 līmeņu pārvaldību: projekta darba grupa vai ekspertu darba grupa, projekta vadības grupa un noteikti projekta uzraudzības padome. Pasūtītāja pārstāvis ir obligāts katrā no šīm grupām, tāpēc izbrīna reizēm publiski paustā informācija, ka pasūtītājs gala rezultātā saņem ko citu, nekā ir gaidījis. Projekta pasūtītājs ir pirmais, kurš tiek informēts par izpildes gaitu, un tieši pasūtītājs nosaka toni, nevis izpildītājs. Diemžēl nereti kā arguments, lai spriestu par projekta lietderīgumu vai nelietderīgumu, tiek izmantots iepriekšējās valdības, ministra vai citu pasūtītāja pārstāvju rotēšana. Turpretim par izpildītāja pārstāvju maiņu un ar tām saistītajām problēmām bieži dzirdēt nenākas, jo, mainoties uzņēmuma pārstāvjiem, saistības tiek pārņemtas pilnā apmērā un ar tādiem pašiem nosacījumiem, kā tās tikušas apstiprinātas.
Minētā IT projektu pārvaldības hierarhija un nosacījumi rada neizpratni par izglītības un zinātnes ministra Roberta Ķīļa projekta tapšanas laikā izteiktajām bažām par portāla www.skolas.lv lietderīgumu, jo tieši atbildīgā ministrija ir šī projekta pasūtītājs, prasību definētājs un saskaņotājs. Savukārt par izmaksu jautājumu var spriest tikai tie IT uzņēmumi, kas ir iedziļinājušies konkrētā projekta prasībās un ir izstrādājuši savu piedāvājumu, pretējā gadījumā tas ir nevis argumentēts komentārs, bet vienpusējs viedoklis.
Šādi un līdzīgi gadījumi liek domāt, kā uzlabot valsts īstenoto IT projektu iepirkumu procesu. Pirmkārt, IT iepirkumu attīstībā un pilnveidošanā ir jātiecas uz pilnvarām apveltītu un kompetentu valsts pārvaldes personu, kas ir sasniedzama izpildītājam projekta realizācijas gaitā un kas attiecīgi organizē savu - pasūtītāja - atbildību par projekta norisi. Otrkārt, jādefinē precīzi un abām pusēm - pasūtītājam un izpildītājam - skaidri projekta nosacījumi. Tie atvieglos gan projekta izpildi, gan radīs pašu būtiskāko - gala lietotājam vērtīgu un noderīgu IT produktu.
* Lursoft IT valdes priekšsēdētāja